Cómo afecta la Ley de Protección de Datos en el funcionamiento de una Comunidad de Propietarios 01/02/14

 

Cómo saber si estamos cumpliendo la Ley de Protección de Datos

 

El artículo 11.1 de la Ley dice que “los datos de carácter personal objeto del tratamiento sólo podrán ser comunicados a un tercero para el cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legítimas del cedente y del cesionario con el previo consentimiento del interesado”.

 

El epígrafe segundo, impone una excepción que es a la que las comunidades pueden acogerse para su normal funcionamiento, y viene a decir que es posible ceder los datos personales aún sin consentimiento cuando tal acción se fundamente en el cumplimiento de una ley, en este caso, la Ley de Propiedad Horizontal.

 

Por lo tanto, ya que la Ley prevé que en caso de no lograr notificar al comunero, se exhiba la comunicación en el tablón de anuncios, hacerlo no supone ningún incumplimiento de la Ley de Protección de Datos, siempre y cuando el tablón esté situado en una zona a la que sólo tengan acceso los comuneros. De igual forma, la ley prevé que en las convocatorias a las Juntas se haga constar quienes no están al corriente en el pago, y por tanto están privados del derecho de voto, así como exige una relación de morosos cuyas deudas son aprobadas en Junta, y por supuesto, todo ello tampoco incumple la Ley de Protección de Datos. La Ley de Propiedad Horizontal también permite facultar al Presidente para emprender acciones legales, en consecuencia, el presidente, para cumplir este mandato, queda completamente habilitado para informar al Procurador y al Letrado de los datos necesarios para llevar a cabo tal tarea.

 

En conclusión, siempre que se actúe conforme a las exigencias explícitas de la Ley de Propiedad Horizontal no se vulnera la Ley de Protección de Datos.

 

·         Quién es el responsable de los ficheros de datos

 

El responsable de los datos es “la persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo, que decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento”, es decir, la COMUNIDAD DE PROPIETARIOS, puesto que es ella, a través de sus órganos de gobierno, quien tiene la decisión sobre cómo se tratan los datos.

 

·         Caso especial del administrador

 

El papel del administrador es de simple usuario del fichero, recayendo toda la responsabilidad en la comunidad.

Sin embargo, es usual que el administrador sea quien custodie todos los datos de la comunidad y sea depositario de su documentación y la de los propietarios que la integran, por lo tanto, deja de ser un simple usuario, y pasa a considerarse “encargado del tratamiento” o “responsable de la oficina donde se ubica el fichero”: La persona física o jurídica, autoridad pública, servicio o cualquier otro organismo que, solo o conjuntamente con otros, trae datos personales por cuenta del responsable del tratamiento”.

 

Cuando el administrador ocupa esta responsabilidad debe cumplir con todas las exigencias del artículo 12 de la Ley Orgánica 15/1999, cuyas notas básicas son:

1.      Debe existir un contrato entre el administrador y la comunidad donde el primero se comprometa a tratar los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento (la comunidad).

2.      Una vez terminado el contrato anteriormente definido, el administrador ha de reintegrar todos los ficheros a la comunidad.

3.      El administrador no podrá ceder los datos a terceros, ni siquiera para subcontratar. Por ejemplo, pensemos en el abogado que les asistirá en la reclamación a morosos. Para que se cedan los datos personales de los morosos al abogado, debe haber un contrato directo entre la comunidad y el abogado. El administrador sólo podría subcontratar al abogado si así lo pactaron en el contrato del que hablamos en el punto primero.

4.      El administrador debe cumplir las mismas medidas de seguridad que el responsable del fichero.

 

Inés Vera Goya

Abogada